文書管理

13. ファイル（文書）の版を改訂するには

*版の改訂とは
文書ファイルの変更(上書き)を行うとともに、その改訂履歴を管理していくことです。

改訂履歴の管理数は、フォルダ作成、変更時に「履歴管理」項目にて設定することができます。（→「1.フォルダを作成するには」）
版改訂により改訂履歴数がフォルダに設定されている管理数を超えた際は、古い改訂履歴から順に削除されていきます。

1. 画面上部の（文書管理アイコン）をクリックします。
2. “文書管理”画面が表示されますので、版を改訂したいファイルを選択します。
   （文書を選択するには文書の選択方法は「24.フォルダ・文書の選択」-「文書を選択するには」をご覧ください。）
   
3. 画面上部より（版改訂アイコン）をクリックします。
   選択した文書にファイル変更権限がない場合、もしくはロックがかかっている場合には、
   （版改訂アイコン）は表示されません。
4. “版を改訂する”画面が表示されます。
   
   ≪項目について≫
   
   • 文書名
     改訂を行なう文書の文書名が表示されます。
   • ファイル名
     （参照ボタン）をクリックし、変更(上書き)するファイルを指定します。
   • 更新者
     版改訂を行なうユーザのユーザ名が表示されます。
   • 備考
     任意入力です。
   • 版
     任意入力です。
   • 工程表
     文書を工程表として管理するかどうか設定します。→「28.工程表」とは？
   ≪補足≫
   版の改訂履歴については、文書情報画面にて確認することができます。
   文書情報画面は「8.ファイル(文書)情報を見るには」を参照してください。
5. （改訂ボタン）をクリックします。
6. 確認画面が表示されますので、（OKボタン）をクリックします。
   
7. 選択したファイルがJPEGファイルの場合、JPEG圧縮が可能です。
   圧縮形式を選択し、（設定ボタン）をクリックします。