文書管理

1. フォルダを作成するには

1. 画面上部の（文書管理アイコン）をクリックします。
2. “文書管理”画面が表示されますので、フォルダツリーより作成するフォルダの親フォルダとなるフォルダを選択します。
   （フォルダを選択するにはフォルダの選択方法は「24.フォルダ・文書の選択」-「フォルダを選択するには」をご覧ください。）
   
3. 画面上部より（フォルダ作成アイコン）をクリックします。
   選択したフォルダにフォルダ登録権限がない場合には、（フォルダ作成アイコン）は
   表示されません。
4. “フォルダを作成する”画面が表示されますので、フォルダの情報を設定します。
   
   ≪項目について≫
   
   • フォルダ名
     フォルダの名称を設定します。入力必須です。
   • 作成者
     現在、フォルダを作成しているユーザのユーザ名が表示されます。
   • 履歴管理
     作成するフォルダ内の文書に対し、版改訂が行われた際に管理する改訂履歴の管理数(保存数)を選択します。
     

     選択項目	説明
     履歴管理を行わない	最新版のみを管理し、改訂履歴は保存しません。
     過去3回の改訂履歴を保存する	最新版と最新版から過去3回の改訂履歴を保存します。
     過去5回の改訂履歴を保存する	最新版と最新版から過去5回の改訂履歴を保存します。
     過去10回の改訂履歴を保存する	最新版と最新版から過去10回の改訂履歴を保存します。
     すべての履歴を保存する	過去、すべての改訂履歴を保存します。

   • 権限種別
     権限の設定方法を”役割毎”または“個人毎”より選択します。
   • 権限
     フォルダ・ファイル権限を設定します。チェックを行った項目の権限が有効となります。
     （→「14.文書管理の権限について」）
   • 通知先種別
     通知先の設定方法を“通知しない”、“役割毎”または“個人毎”より選択します。
   • 通知先
     通知先種別で”役割毎”または”個人毎”を選んだ場合に表示されます。
     このフォルダ内に文書を追加・移動・複写した場合、もしくは文書を版改訂した際に通知参照機能で通知する役割・個人を指定します。
     チェックを行った対象へ通知を行います。
5. （作成ボタン）をクリックします。
6. 確認画面が表示されますので、（OKボタン）をクリックします。