帳票ワークフロー
18. 事前打合せから帳票を発議するには
【事前打合せの完了通知から帳票を発議するには(発議者のみ)】
- 画面上部の
（ワークフローアイコン）をクリックします。 - “ワークフロー処理依頼”画面が表示され、ログインしたユーザが依頼されている案件の一覧が表示されます。
≪補足≫
- 事前打合せで、「依頼内容」が”確認(完了)”のものが完了通知です。
- 一覧から、帳票を発議する事前打合せの完了通知に関する帳票ワークフロー名称をクリックします。
“帳票ワークフロー事前打合せ決裁”画面が表示されますので、
（発議ボタン）をクリックします。
- 確認画面が表示されますので、
（OKボタン）をクリックします。
- “帳票ワークフロー発議(事前打合より)”画面が表示されますので入力します。
≪補足≫
『*』が付いている項目は、必須入力項目です。
（プレビューボタン）
⇒ 現在の入力を元にPDFを出力します。
（承認順序設定ボタン）
⇒ 発議する帳票の承認順序を選択します。
現場管理に基本承認順序設定が登録されている場合、優先順位の高い基本承認順序が初期設定されています。
現場管理に基本承認順序設定が登録されていない、もしくは発議するユーザから始まる基本承認順序設定が登録されていない場合は、一番最後に発議した帳票の承認順序が初期設定されています。
（一時保存ボタン）
⇒ 発議せずに帳票を一時保存します。
- 標題
- ⇒ 発議するワークフローの標題名称を入力します。
- 登録フォルダ
- ここで定められているフォルダのうち、発議しようとしている帳票に対応するものは背景色が と表示されます。(→「現場作成時に作成されるフォルダ」「25.現場作成時に作成されるフォルダ」参照)
- 工事プロセス
- ⇒ 発議する帳票のプロセスを選択します。登録フォルダで選択したものに応じたものが自動選択されます。これとは異なるものを設定する場合、プロセスを選択しなおしてください。
- 重要度
- ⇒ 発議する帳票の重要度です。重要度が「最重要」/「重要」の場合は、発議・決裁される度に上位決裁者に途中経過通知が送信されます。
- 確認立会員
- ⇒ これは材料確認願/段階確認願/確認・立会願にのみ表示されます。確認に立ち会う発注者ユーザを指定します。発議・決裁時に発議者とここで指定されたユーザに対しスケジュールが登録されます。
「最初にこの帳票を受理した発注者」を指定すると、発議された帳票を最初に受理したユーザに対しスケジュールを登録します。 - 回答希望日
- ⇒ 回答希望日を設定することが出来ます。設定された日付を過ぎても完了していない案件は、“ワークフロー処理依頼”・“帳票処理状況一覧”にて標題名に 『
』が付きます。
また、回答希望日 を過ぎた場合、処理を行っていないユーザにその旨を通知参照機能でお知らせし、ワークフローの決裁の遅れを防ぎます。 - コメント
- ⇒ 発議に対するコメントを入力します。
- 決裁参考資料
- ⇒ 帳票を決裁する際に根拠となる資料や上位決裁者への連絡資料を添付することができます。
ここで添付したファイルは処理履歴一覧に表示します。参照設定で特定のメンバーのみが閲覧できるように制限をすることができます。
※決裁参考資料として添付したファイルは、決裁完了時に文書管理フォルダ・電子納品には登録されません。 - 添付ファイル
- ⇒ 案件に対して他のファイルなどを引用したい場合、添付することが出来ます。ファイルを指定するほかに、文書管理で共有されている文書のリンクを添付することが出来ます。
- 入力したら、（発議ボタン）をクリックします。
【完了通知確認後に事前打合せから帳票を発議するには】
- 画面上部の（ワークフローアイコン）をクリックします。
- “ワークフロー処理依頼”画面が表示されますので、（帳票処理状況タブ）をクリックします。
- “帳票ワークフロー処理状況”画面が表示され、参照が許可されている帳票ワークフローの一覧が表示されます。発議したい事前打合せの標題を選択します。
≪補足≫
- 事前打合せが完了したものの、この事前打合せを元にした帳票がまだ発議されていない場合は、「処理状況」が”完了(未発議)”と表示されます。
- 事前打合せが完了し、この事前打合せを元に既に帳票を発議している場合は、「処理状況」が”完了”と表示されます。
- “帳票ワークフロー処理状況”画面が表示され、（発議ボタン）をクリックします。
（発議ボタン）は事前打合せの場合のみ表示されます。
- “帳票ワークフロー発議(事前打合より)”画面が表示されますので入力します。
発議時に入力可能な部分のみ予め発議用元の情報が入力済みとなっています。
≪補足≫
『*』が付いている項目は、必須入力項目です。
- （プレビューボタン）
⇒ 現在の入力を元にPDFを出力します。 - （承認順序設定ボタン）
⇒ 発議する帳票の承認順序を選択します。
現場管理に基本承認順序設定が登録されている場合、優先順位の高い基本承認順序が初期設定されています。
現場管理に基本承認順序設定が登録されていない、もしくは発議者するユーザから始まる基本承認順序設定が登録されてない場合は、一番最後に発議した帳票の承認順序が初期設定されています。 - （一時保存ボタン）
⇒ 発議せずに帳票を一時保存します。
- 標題
- ⇒ 発議するワークフローの標題名称を入力します。
- 登録フォルダ
-
⇒ ワークフロー承認後に帳票鑑PDF及び添付ファイルを保存するフォルダを選択します。
ここで定められているフォルダのうち、発議しようとしている帳票に対応するものは背景色が と表示されます。(→「現場作成時に作成されるフォルダ」「25.現場作成時に作成されるフォルダ」参照) - 工事プロセス
- ⇒ 発議する帳票のプロセスを選択します。登録フォルダで選択したものに応じたものが自動選択されます。これとは異なるものを設定する場合、プロセスを選択しなおしてください。
- 重要度
- ⇒ 発議する帳票の重要度です。重要度が「最重要」/「重要」の場合は、発議・決裁される度に上位決裁者に途中経過通知が送信されます。
- 確認立会員
- ⇒ これは材料確認願/段階確認願/確認・立会願にのみ表示されます。確認に立ち会う発注者ユーザを指定します。発議・決裁時に発議者とここで指定されたユーザに対しスケジュールが登録されます。
「最初にこの帳票を受理した発注者」を指定すると、発議された帳票を最初に受理したユーザに対しスケジュールを登録します。 - 回答希望日
- ⇒ 回答希望日を設定することが出来ます。設定された日付を過ぎても完了していない案件は、“ワークフロー処理依頼”・“帳票処理状況一覧”にて標題名に 『』が付きます。
また、回答希望日 を過ぎた場合、処理を行っていないユーザにその旨を通知参照機能でお知らせし、ワークフローの決裁の遅れを防ぎます。 - コメント
- ⇒ 発議に対するコメントを入力します。
- 決裁参考資料
- ⇒ 帳票を決裁する際に根拠となる資料や上位決裁者への連絡資料を添付することができます。
ここで添付したファイルは処理履歴一覧に表示します。参照設定で特定のメンバーのみが閲覧できるように制限をすることができます。
※決裁参考資料として添付したファイルは、決裁完了時に文書管理フォルダ・電子納品には登録されません。 - 添付ファイル
- ⇒ 案件に対して他のファイルなどを引用したい場合、添付することが出来ます。ファイルを指定するほかに、文書管理で共有されている文書のリンクを添付することが出来ます。
- 入力したら、（発議ボタン）をクリックします。
- “帳票ワークフロー処理状況”画面が表示されます。
